Експертка з автоматизації обліку та податкова консультантка Ольга Хільчук представила покрокову інструкцію, як українцям самостійно оцифрувати паперову трудову книжку та передати дані до Пенсійного фонду.
Роз'яснення було опубліковано на популярному YouTube-каналі "Мар'яна Кавин Податковий блог" і є особливо актуальним для громадян, які перебувають за кордоном або тимчасово не працевлаштовані.
З огляду на те, що Україна повністю переходить на електронні трудові книжки, своєчасне внесення даних зі старих паперових документів є критично важливим для коректного обліку стажу та майбутнього нарахування пенсії.
"На численні ваші запити під попереднім відео записую ролик, яким чином оцифрувати паперову трудову книжку самостійно. Для прикладу, ви за кордоном або ніде не працюєте і бажаєте самі зробити таку процедуру", — зазначила Ольга Хільчук.
Ключові моменти та спростування міфів
У відеоінструкції експертка розвінчала декілька поширених міфів. Зокрема, вона наголосила, що нинішнім пенсіонерам не потрібно повторно оцифровувати свої трудові книжки.
"Скажу коротко, не потрібно, адже ваша пенсійна справа уже сформована, і записи трудової книжки туди теж вже потрапили оцифровані тоді, коли вам призначали пенсію", — пояснила консультантка.
Також було спростовано ідею про можливість використання застосунку "Дія" для цієї мети. За словами Хільчук, єдиним правильним онлайн-інструментом для цього є веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua).
"В нас залишається один варіант комунікації з Пенсійним фондом – це так званий веб-портал Пенсійного фонду... Тобто альтернативного варіанту на сьогодні в онлайн-режимі немає", — підкреслила вона.
Покроковий алгоритм дій
Процес самостійного оцифрування, згідно з інструкцією, включає кілька етапів:
-
Перевірка: Перед початком роботи варто зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ та перевірити, чи не оцифрував вашу трудову книжку хтось із попередніх роботодавців.
Популярні новини заразПоказати щеРакетний удар спричинив тотальний блекаут у Білгороді: немає електрики, води та інтернету
Мобілізація в Україні з 1 жовтня: кому чекати на повістку і де можуть вручити
В Україні змінять правила оренди квартир та будинків: до чого готуватись
В Україні з'явиться "сьома" виплата: що це та хто її отримає
-
Підготовка скан-копій: Необхідно зробити кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки. Важливо, щоб зображення були чіткими, а розмір кожного файлу не перевищував 1 МБ.
-
Авторизація на порталі ПФУ: Увійти до особистого кабінету можна за допомогою BankID, "Дія.Підпис" або файлового кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
-
Подання документів: У відповідному розділі порталу потрібно завантажити підготовлені скан-копії.
-
Підписання та відправка: Завантажені файли необхідно підписати своїм КЕП та надіслати на розгляд до Пенсійного фонду.
-
Контроль: Відстежувати статус опрацювання заявки можна в розділі "Мої звернення" в особистому кабінеті.
Експерти радять не зволікати з цією процедурою, щоб забезпечити коректність даних про свій трудовий стаж та уникнути проблем у майбутньому.
Нагадаємо, що в Україні добігає кінця перехідний період на електронні трудові книжки, і громадяни мають до 10 червня 2026 року перевести паперові документи в цифровий формат. Несвоєчасне виконання цієї вимоги може призвести до втрати страхового стажу, затримок під час оформлення пенсії та скорочення терміну, що враховується для розрахунку виплат.
Як повідомлялося, українці можуть самостійно перевірити, чи оцифровано їхній статус трудової книжки на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Для цього потрібно зайти в особистий кабінет, де у розділі "Електронна трудова книжка" міститься вся інформація, внесена на основі сканованих копій, наданих працівником або роботодавцем.
Варто додати, що право на пенсію залежить від страхового стажу, і правила його підтвердження змінювалися. Періоди роботи до 1 січня 2004 року фіксуються за даними паперових трудових книжок, тому їх оцифрування є вкрай важливим для повноти даних, хоча ПФУ запевняє, що стаж не буде втрачено навіть у разі неподання документів до кінцевого терміну.
Крім того, щоб уникнути втрати стажу, можна самостійно оцифрувати документи. Для цього потрібно підготувати кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки та завантажити їх через особистий кабінет на порталі ПФУ, авторизувавшись за допомогою електронного підпису, BankID або Дія.Підпис.
